4º ESO
6. Elaborar un presupuesto
El objetivo de esta tarea es aprender a utilizar una hoja de cálculo. Lo vamos a hacer elaborando el presupuesto de un viaje. Podéis optar por organizar un viaje de los representantes de vuestra organización a una ciudad ¿europea, americana, asiática ...? donde se celebra un congreso o una convención relevante para vuestros intereses o por organizar una visita a Zaragoza para representantes de una organización de otro país con quienes queréis hacer negocios.
Aunque esta no es una web para aprender economía y no es nuestro objetivo profundizar en el concepto de presupuesto vamos a empezar por conocer unos aspectos básicos sobre qué es y cómo elaborarlo.
Foto de Images Money en flickr.com
¿Qué es un presupuesto?
Un presupuesto es un documento en donde vamos a pre-suponer una estimación de cuáles serán los futuros gastos (por ejemplo, los gastos debidos al hotel) en un período determinado de tiempo (la duración del viaje).
Es importante porque nos permite evaluar si los costes se ajustan a los recursos de los que disponemos y así hacer planes priorizando unas u otras actividades. Sin un presupuesto fácilmente podemos generar más gastos de los que podemos cubrir.
Foto de Dave Dugdale en flickr.com
¿Cómo elaborar un presupuesto?
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El primer paso para elaborar el presupuesto del viaje es la elección del destino y las fechas del viaje.
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El segundo paso es la identificación de las etapas y acciones propias de un viaje. Por ejemplo, viaje (desplazamiento hasta/ desde el aeropuerto/estación + vuelo/tren), estancia (alojamiento+ comida), gastos del trabajo (asistencia al congreso + desplazamientos locales) y ocio.
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El tercero es definir el calendario de las actividades a realizar en el destino. Por ejemplo, inicio y final del congreso al que vamos a asistir, visitas culturales o reuniones con los socios.
Con esta información elaboraréis la planificación detallada del viaje (fechas, lugares, actividades, ...). Este plan de viaje deberá estar entregado en la fecha fijada en el calendario de la portada. -
El siguiente paso es la identificación de los gastos que generan estas actividades: desplazamiento en el transporte público, visitas guiadas, entradas a museos y/ o espectáculos, gastos en bares, obsequios, ...
No descuidéis el formato
Es importante que una vez detallados los epígrafes que vais a utilizar le dediquéis tiempo a diseñar la plantilla donde vais a encajar el nombre de la organización, el lugar y duración del viaje, tipos de gastos, gráficos, ... Debéis diseñar una plantilla que permita añadir o borrar partidas o epígrafes.
En un buen presupuesto el desglose de cada capítulo tiene que permitir que se entienda perfectamente qué contiene y cuánto dinero le corresponde.
Debéis demostrar que sabéis utilizar
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los formatos de número de moneda, fecha y %,
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los tipos de gráfico adecuado que faciliten la comprensión de los datos numéricos,
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las fórmulas básicas de suma, producto, cálculo del %, promedio, máximo y mínimo,
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referencias absolutas y/ o nombres de rango para valores constantes,
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y combinar adecuadamente colores de bordes y fondos para facilitar la visualización de los datos.
Además, es aconsejable que aprendáis a utilizar fórmulas más avanzadas como Si, Contar.si, Sumar.si, Suma.producto, Buscar o Buscarh o Buscarv.
Aquí tenéis el ejemplo de una posible plantilla donde se utiliza todo lo anterior